产生误解。
6）安排会议室。会议室应足够大，不会让人们感到拥挤或不舒服。座位的布置必须使所有与会者都能看到屏幕，促进其参与讨论。选用的直观教具和附件(投影仪、屏幕、录像机、翻转图表、黑板)都应放在会议室内，并在会前对这些设备的工作状况进行检查。如果会议时间很长，还可备些点心。例如，为了使会议讨论在工作午餐之后继续进行，可以提供盒饭。
提醒您
在某些情况下，会议室上应明确标出“项目室”，表明在这里召开项目会议，或项目团队成员在这里碰头，进行讨论。有时这种项目室的墙上贴有项目计划、进度计划、进展情况图和系统图解等，以供全体项目团队成员参考。
(2)会议期间
1）按时开会。会议按时召开，人们就会养成按时到达的习惯，以避免在会议进行中因迟到打断会议的尴尬。
2）指定记录员。必须指定人员(最好在会议前)做记录。记录应该简明扼要，能够概括决议、行动细目、任务分派和预计完工日期。过于详细的会议记录在记录和以后查阅时都很麻烦，因此应当避免。
3）评审会议的目的和议程表。这些内容要简洁，不要长篇大论。
4）主持而不支配会议。项目经理不能主导所有的讨论，而应鼓励与会者积极参与讨论。
(3)会后
在会后24小时之内公布会议成果。总结文件应该简洁，如果可能，应尽量打印在一张纸上。总结文件应该明确所作的决定，并列出行动细目，包括谁负责、预计完工日期和预期的交付成果。同时，可以列出参加和缺席的人员。
将会议成果分发给所有被邀请参加会议的人员，无论他们是否到会。
【实例】
行动细目表
行动责任人时间
1．评审系统要求文件李×××6月15日
2．安排与客户的评审会议王×××6月16日
续表
行动责任人时间
3．将对计算机的订单从20改为25彭×××6月25日
4．评价数据输入的条形码和光学特征辨认系统罗×××6月25日
四、正式的演讲
项目经理和项目团队成员常常需要发表正式的演讲。听众可能是客户组织的代表、项目组织的高级管理层、项目团队本身或公众，也可能是一个人(客户)或是几百名与会者；演讲可能持续10分钟，也可能持续1个小时或更长的时间；主题可以是对项目的总体看法、项目目前的进展状况、威胁项目目标成功实现的一个严重问题——如预计的进度计划延误或成本超支，还可以是试图说服客户扩大或改变项目的工作范围。
1为正式演讲做好准备
在正式进行演讲前，应做好以下准备工作：
第一，确定演讲目的。是通知还是说服，例如，你是想让听众了解项目，还是想让客户同意在项目工作范围上所建议的变更。
第二，了解听众。了解他们的知识水平以及对主题的熟知程度，他们的职位是高级经理和关键决策制定者呢，还是你的同事。
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