第五章 项目沟通管理（7）
在项目开始时，对于由谁、在什么时候召开问题解决会议以及采取纠正措施所需权限的大小等问题，项目经理和项目团队应当设立准则。
(3)技术设计评审会议
技术设计评审会议包括设计阶段的项目，如信息系统项目，需要数次技术设计评审会议，以确保客户同意或批准项目承约商提出的设计方案。
大多数技术性项目一般采取两种设计评审会议：
1）当承约商已经完成了最初的概念说明、图形或流程图后所进行的最初设计评审会议。该会议的目的是，在承约商订购交货期较长的原材料之前，获得客户对设计方案符合技术要求的批准(不致延误项目进度)。
2）当承约商已经完成详细的概念说明、图形、流程图和报告格式等事项后所进行的最终设计评审会议。该会议的目的是在承约商开始建设、装配和生产项目交付物之前获得客户的批准。
2有效地召开会议
在会前、会中和会后，召集或主持会议的人可以采取多种措施以确保会议是有效的。
(1)会前
1）确定会议是否真正必要或者另一种方式，如电话会议是否更适合一些。
2）确定会议的目的。例如，该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定决策、解决问题，还是为了评估项目进展情况。
3）确定谁需要参加会议，说明会议目的。参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数。受邀参加会议的人应该知道为什么邀请他们参加。
4）事先将会议议程表分发给与会者。
议程表
议程表的内容应包括：会议目的、主题(各项细目应按其重要性大小列出，以确保最重要的细目提前进行)、每个主题的时间分配及谁将负责该主题、发言或主持讨论。
与客户进行项目评审会议的议程表如下表所示。议程表应附有与会者在会前需要评审的文件和资料。并且必须在会议前留出足够的时间，以便让与会者做好充分准备。一些与会者则需要收集和分析数据、准备演讲或分发材料。
与客户的项目评审会议议程
时间主题责任人
8： 00
8： 15
10： 00
10： 15
11： 45
12： 00
13： 00 开会评论
技术评审
?系统设计
?培训
?安装计划
休息
项目进展情况
?进度
?成本
决策及行动细目
讨论(午餐盒饭)
休会李×× ××
王×× ××
罗×× ××
彭×× ××
李×× ××
李×× ××
5）准备直观教具或要分发的材料。图形、表格、图解、图片和实体模型都是有效的直观教具，这些材料常常使讨论集中于一点，防止
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