他们明白应该为项目作出哪些工作。项目经理应让项目团队中所有人员都需要知道：
第一，自己需要承担什么职责，需要完成哪些任务。要清楚而明确地对这些问题作出回答。而要做到这点，只是列出每个人需要完成的任务并不是最好的做法，而应该对团队成员需要实现的目标作出清楚界定。
第二，确定项目中谁有权安排工作，确定项目成员需要与谁合作，为谁服务。
第三，确定项目成员需要与谁交往、与谁合作，以实现他们的既定任务。
第四，项目成员应该在项目上投入多少时间。(应该确保项目成员能够保证在项目参与的持续期内和具体的参与时间留出充足的时间。)
第五，确定团队成员任务完成与否的衡量标准。
第六，要清楚知道项目成员被选入团队的原因。项目成员之所以被选入团队，是因为他们是适合项目工作的唯一人选，但应尽量不要把这一理由告诉他们，因为这样很难对他们产生激励作用。
对大型项目来说，分派任务、确定目标是一项相对繁重的工作，这也是项目经理最为重要的任务之一。
项目经理应该尽力平衡好详细的职责分派和赋予一定自由度之间的关系。要预见到可能发生的事情，是很难做到的，这样一来，就无法制订出一套完美的计划，把所有需要完成的任务一一包含在内。一些新的、未曾计划到的工作任务总会接连出现，需要及时予以解决。因此，可以把职责分派看作一个项目流程，一旦发现需要开展新活动，项目经理就直接把这些活动安排给各个项目成员。要解决好这一问题，一方面可以在编写职责说明时对此类事项作出规定，另一方面，也可以事先对项目成员的内心期望作出相应的管理和调整，让他们知道，随着项目的进展，项目成员的职责也会相应地得到扩充。
项目经理分派好职责后，还需要检查一下有没有遗漏和重叠，因为一项任务需要由一个人或是一个团队来负责，如果不进行检查，项目经理就难以确保这项任务能够得以实现。责任不清、职责不明，会造成时间的浪费，造成管理费用的浪费，并大大增加项目失败的风险。对项目来说，确保每项任务有一个人或一个团队负责，是成功的一个重要因素。
五、让表现欠佳的成员离开项目团队
对项目经理来说，保持适当的团队成员组合，更换那些无法尽职尽责的人员也极为重要。
项目经理一旦意识到团队绩效表现难尽人意，就需要尽快采取措施，需要明确提供相应的机会，促使相关人员能够有更佳表现。项目经理要确保相关人员能够得到明确反馈，知道他们工作不得力的原因，并为他们提供改正的机会。项目经理应该对照下列问题，予以反思：
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