，除了项目报告外，许多其他的文件可能由项目团队或者客户提供，如为建造一栋房子而绘制的图样。项目文件可以是文本、图样、表格、一览表、手册、图片、录像带或软件。它们可以在一张大纸上，如一张工程制图或蓝图，也可以在一张计算机软盘或光盘上，如一个文件或软件。
2项目文件的修改管理
项目文件可能会由于客户或项目团队的原因进行了变更。有些变更很小，有一些则变更较大，会影响项目工作范围、成本和进度计划。所有这些变更必须以书面文件提交给客户，而客户必须在订购所需的原材料以前同意这些变更。
在项目的整个过程中，各种项目文件应针对变更作出修改。对项目团队来说，了解哪一个项目文件是最新版本是很重要的，因为这样才能根据最新信息和文件正确执行他们的工作。例如，如果建筑师刚做了改正，要改动内墙的位置，那么买方就会不希望建设方再使用过去的图样。
在每种文件的每页上都记下以下内容是一个好习惯：
最近修改的日期；
修改的顺序号；
变更人姓名的开头字母。
实例
为办公室布置用的平面图，其右下角的注释应指明：
Rev?4，12／29／07，LJ
这表明最近一次平面图的修改是第4次修改，修改日是2007年12月29日，由李杰修改。
3将最新文件发到项目成员的手中
与及时记录文件修改版次和日期同样重要的是，最新文件应及时发到有关项目成员的手中。当文件已做了更改，最新文件必须立即发送给工作将受到影响的项目团队成员手中。
提醒您
在项目早期，应该与相关方就有关变更方式形成文件并达成协议。
项目经理必须审慎，在不知道变更是否需要增加额外的工时的情况下，不能随便同意变更。因为如果客户不同意支付额外的工时费，而必须由承约商承担这部分成本，那么某项任务或项目的成本就可能超支。
当分发修订过的文件时，应附上一张便条，说明对以前文件所做的改动。这将有助于人们接受文件，他们不必去比较新文件与原文件，从中找出更改之处。如果一个文件仅是稍作修改，只需分发做了更改的那几页；如果变更很大时，那就应该分发重新修订的整个文件，而不只是所更改的那些页码。
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探究?思考
1项目沟通管理的对象和内容是什么？
2项目沟通管理体系有哪些内容？
3项目沟通有哪几种方式？
4作为项目经理，应当如何进行良好的沟通？
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